Organizujesz spotkanie biznesowe i nie wiesz od czego zacząć? Spokojnie, po lekturze tego artykułu, będziesz wiedział o co przede wszystkim musisz zadbać, aby całe wydarzenie odbyło się bez zarzutu. 
Komunikacja w wielu, zwłaszcza większych przedsiębiorstwach opiera się często na pisaniu maili i krótkich wiadomości tekstowych za pośrednictwem komunikatorów. Pracownicy nagminnie uczestniczą w telekonferencjach i videokonferencjach, jednak podejmując poważne decyzje biznesowe lub kiedy do omówienia jest naprawdę ważny dla firmy problem – nic nie jest w stanie zastąpić dyskusji twarzą w twarz. Aby takie spotkanie było efektywne, odpowiednio zorganizowane, a przede wszystkim żeby odbyło się bez niepotrzebnych zakłóceń, trzeba pamiętać o kilku bardzo istotnych kwestiach.
Jasno sprecyzowana koncepcja
Najpierw zastanów się dokładnie dla kogo i po co organizujesz konferencję. Opracuj jej konkretny tytuł i tematykę. Znacznie pomoże Ci to w późniejszym wyborze standardu miejsca, w którym będzie się ona odbywać, a także w tworzeniu materiałów reklamowych i informacyjnych. Ustal budżet, wstępny kosztorys i sposób płatności za uczestnictwo w konferencji. Zastanów się nad wizualizacją graficzną eventu. W zależności od skali i specyfiki wydarzenia, niezbędne może okazać się stworzenie strony www, na której goście będą mieli możliwość zgłoszenia chęci wzięcia w nim udziału, wypełniając specjalnie przygotowany do tego celu formularz. Znacznie usprawni to kwestie logistyczne. Konieczne będzie także stworzenie materiałów reklamowych (ulotki, ewentualnie bannery, plakaty) oraz harmonogramów przebiegu całej imprezy.
Miejsce konferencji
Pomieszczeń przystosowanych do spotkań i dyskusji możesz szukać za pośrednictwem firm zajmujących się wynajmem lokali biurowych. Zazwyczaj dysponują one różnym metrażem sal zarówno blisko centrum miasta, jak i na jego obrzeżach. Weź pod uwagę ile osób chcesz pomieścić oraz w jaki sposób mają być rozlokowane stoły i krzesła. Zawsze sprawdź, czy miejsce jest klimatyzowane i odpowiednio wyposażone. Salę konferencyjną możesz również wynająć w obiekcie hotelowym. Jest to o tyle wygodne, że w trakcie jej trwania, można pójść na lunch, a ponadto goście mają możliwość wynajęcia pokoju i pozostawienia tam swoich bagaży. Zarówno poczęstunek, ewentualny bankiet na zakończenie wydarzenia, jak i nocleg, jest w takim wypadku możliwy do zrealizowania w jednym miejscu. Sale konferencyjne w hotelach często nie ustępują pod względem warunków salom wykładowym czy biurowym, ponieważ są dość dobrze wyposażone. W przykładowej sali, którą oferują większe hotele zwykle dostępny jest ekran, multimedialny rzutnik, system nagłośnieniowy, mikrofon i klimatyzator (źródło: http://hotelgreno.pl/). Po wcześniejszych ustaleniach kadra pracująca w danym pensjonacie może włączyć się w organizację i obsługę eventu. Powodzenia!
